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      商務會議的基本流程及黃金法則

      時間:2020-08-04 15:21 來源:未知 作者:西安活動策劃公司

        對于商務會議的基本流程包括聯系、商務會議策劃、方案提供、前期考察、合約、預付款、預訂、接待、業務會議匯總和結算等流程,那么我們在參與商務會議的時候都有哪些法則呢,下面就跟著小編一起看一看商務會議的基本流程及黃金法則。

      商務會議的基本流程

        1、 聯系

        客戶有意向在會后與我們聯系,我們會要求對方提供盡可能詳細的一些計劃,以便于策劃和策劃方案。

        2、 商務會議策劃

        根據客戶會議的基本要求,策劃會議的基本方案地點選擇、酒店選擇、日程安排、會議項目、餐飲安排、接送機安排等。每個細節都必須考慮到顧客的容忍和滿意。

        3、 方案提供

        與客戶溝通基本策劃思路,并形成方案,使客戶在其所在單位進行記錄和審批;

        4、 前期考察

        在前期進行一些基本溝通后,客戶通常會選擇進行規劃方案的現場調查,并提供所有的協助;

        5、 合約

        檢查滿意后,簽訂合同,所有接待內容均寫入,詳細內容非常重要;雖然前面略顯笨重,但很多相關問題都得到了很好的解決。

        6、 預付款

        簽訂合同需要一定數額的預付款,這樣整個會議過程就會順利進行,因為酒店預訂需要預付款,汽車預訂也需要預付款;如果沒有預付款,我們的訂單隨時可能被取消;這是一個不可彌補的麻煩,特別是當會議次數為大的。

        7、 預訂

        這是我們必須認真做的事情之一,合同是與接待單位有關的預訂,預付款必須到位。

        8、 接待

        接待是整個會議的核心部分,包括接線機、會議安排、會議室安排、汽車安排、活動組織等。它應該嚴格按照合同來運作,當然,一些突發事件或者標準的增減也可以隨時調整。

        9、業務會議匯總和結算

        在業務會議結束時,雙方認真總結會議情況,并核對各類文件,并嚴格按合同履行會計。

      參加商務會議的黃金法則

        1、養成拜訪和問候客戶的習慣

        當你參加一場商務會議的時候,第一件要做的事情就是問候東家或者主辦方。如果不知道是誰,可以在入住賓館的時候詢問相關工作人員,并且要及時去拜訪。

        當然,誠邀你參加的東家或主辦方肯定都很忙。這就意味著你的拜訪不能有過多的糾纏,只是簡單的問候和致謝即可。這樣做的好處不僅能給你留下好印象,而且還會讓其它的參與者自然而然的把你想成東家的朋友,至于后面會發生什么,其中的深意妙不可言。不能忽視的一點時,你要分清楚究竟誰才是大boss,不要表現的過于急功近利。

        2、養成早到的習慣

        參加家庭聚會的時候,適當的晚到一會可能會有博人眼球的效果,不過商務會議上可能就適得其反了。早到意味著你可以有更多的機會和主辦方或者其它參會者進行交流,一切流程就緒的情況下,他們肯定會心情愉悅的與你暢談一番,你也能夠從中獲得更多的信息。當然,這種交流也是需要提前做好功課的。參會之前你要對那些你想溝通的人進行一番調查,知己知彼才能百戰不殆,多了解一點他們的喜好,并且多考慮一些你們可能進行的話題,沒準一番交流后,你們便可以成為新的合作伙伴。

        3、重視贊美的力量

        人人都喜歡被贊美,贊美不僅能夠讓人感覺良好,還能夠快速建立起人與人之間的聯系。所以,在參會時學的嘴巴甜一點很重要,但是要忌油嘴滑舌和曲意逢迎。贊美是要發自內心的,而不是口頭的恭維,一個人的贊美是否出自內心是可以感知的,拍馬屁只是白費口舌罷了。學會贊美同樣也是需要做功課的,比如說,對于你的交談對象,你一定要真心的大聲的贊美;或者是看著他們的眼睛以示真誠。

        4、建立信任,發展關系

        如果你把發展合作關系看成一次普通的交友,往往會有意想不到的效果。一般情況下,大多數人都會對那種一上來就推銷自己的人設有心房,而坦誠真實的交往往往會獲得別人的信任,這一點和前文提到的找尋共同話題息息相關,是拉近兩個人關系的捷徑。比如說你想要和主辦方搭上腔,或者是建立合作關系,不要一開始就開始介紹你自己和業務,挑一些喜歡的話題,或者僅僅是一個笑話就能夠消除距離感。

        5、學會主動提供幫助

        問一下你自己能為你的交談對象做些什么,當然不要相當然的去做,不確定的情況下一定要問清楚。這會讓你的交談對象對你印象極佳,也會讓你在參會者中格外引人注目。不要覺得做事麻煩,付出總是有回報的。如果這里真的是沒有什么可以做的怎么辦?這個時候可以充當介紹人,多了解一下其它參會者的身份和來此的原因,并且幫助他們和主辦方之間相互介紹和認識。

        6、要求被介紹

        前文提到了將介紹的主動權把握在自己的手中,同時還要學會被介紹。經濟圈子不在于合作的多少,而在于朋友的多少。當你認識了一個新的合作伙伴時,發現她恰好有你想要認識的其它經紀人,這個時候你就可以請求你的新的合作伙伴幫你引線搭橋。朋友多了路好走,這在公司發展上面尤其適用。

        7、講究說話的藝術

        交流是需要講究技巧的,除了剛才提到的對方比較感興趣的話題,或者一些有趣的新聞軼事外,一定不要讓交流戛然而止,尤其是當你發現對方的價值已經被你利用殆盡時。這個時候你的交談對象估計以后不會想再見到你,可萬一你日后還有需要用到他們的地方怎么辦?說話要留有余地,選擇結束一段對話也同樣需要技巧。就像寫作文一樣,最后一段一定要起到升華的作用。比如說你可以邀請對方晚宴或者日后深入交談。

        上述就是“商務會議的基本流程及黃金法則”的相關性介紹,希望上面的內容可以更好的幫助到大家!

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